OPERANDO MÍ NEGOCIO.
Hay un tema que es importante
conocer y tiene que ver en la forma cómo se opera un negocio.
Es necesario entender que es una
reunión de departamentos y funciones que confluyen en un solo objetivo que está
identificado con la Misión, Visión y Valores de la empresa.
Cuando una empresa comienza,
fundamentalmente está dedicada a lo que genera ingresos, llámese producto,
servicios o una combinación de las dos. Pero, conforme va creciendo, se van
diversificando las funciones en la operación y se van integrando los distintos
departamentos que forman parte de ella.
Es aquí cuando algunas cosas
necesitan ajustarse, y tiene que ver con el flujo de información que recorre la
organización, y cómo esa información es manejada en cada uno de los departamentos
que la integran. Normalmente, podemos
definir en estos casos una especie de diagrama de flujo, que va mostrando los
distintos puntos a través de los cuales está moviéndose dicha información.
Algo que es importante enfatizar es
cuales son las áreas críticas del negocio, para así poder prestar verdadera
atención a que es lo que está funcionando bien o mal, y cómo podemos hacer para
resolver esos cuellos de botella en dónde la información retrasa o estanca su
flujo.
En la mayoría de los negocios, el
primer insumo corresponde al contacto con el cliente. Cuando definimos ese
contacto, comenzamos a ver los siguientes pasos en la empresa o negocio. Pasa
por atención al cliente, inventarios, facturación, CxC, etc., dependiendo del
modelo de negocio que tengamos establecido en la organización. Cada uno de
estos departamentos maneja distintas pautas, en función de las estrategias
fijadas en la Planificación de la empresa, razón por la cual es importante que
estén reflejadas en la operación.
Puede suceder que dicha operación
presente retrasos en uno o varios de los departamentos, en cuyo caso habrá que
hacer los ajustes necesarios para que funcione apropiadamente. Hoy día, con los adelantos que tenemos en
tecnología, esta información prácticamente está calcado o modelado en el
Sistema de Información que atiende los requerimientos de la organización. Podemos decir que, todo lo que conocemos como
Manual de Procesos, está reflejado en el Sistema, que hoy en día, si está bien
diseñado, genera ventajas competitivas en la organización.
Hay dos tipos de Sistemas de
Información, el que está diseñado bajo pedido por el cliente, en cuyo caso es
un sistema creado de acuerdo a las particulares necesidades del cliente.
También están disponibles sistemas formados por una serie de módulos integrados,
que se interconectan entre sí, atendiendo distintas necesidades, en muchos
casos esenciales en una organización.
Por ejemplo, la mayoría de los sistemas modulares ofrecen un paquete de
ventas integrado, que incluye ventas, compras, inventario, CxC, CxP, etc.
También existen paquetes separados que incluyen Nómina, y otros que incluyen
Contabilidad, declaraciones de IVA, etc., e inclusive algunos que son diseñados
para algunas industrias en particular. Algunos de esos sistemas permiten incorporar
toda esta información, mientras que otros necesitan que la misma sea añadida
manualmente. Podemos decir que estos son la mayoría de los paquetes modulares disponibles
en el mercado. En todo caso, apuntan a una necesidad específica que comienza básicamente
con el sistema de facturación, extremadamente importante en cualquier
operación.
Por supuesto, para determinar cuál
es el mejor sistema, o el que se adapta a las condiciones de la empresa, es
necesario levantar la información para entender qué es lo que se busca, y cómo
el sistema que estamos evaluando realmente resuelve las necesidades de la
operación. Muchas veces, los vendedores de estos sistemas están tan enfocados
en la venta del software, que descuidan lo importante que es el levantamiento
de la información, de forma que permita ofrecer al cliente una solución sólida,
que llene las expectativas, no solo actuales, sino a futuro. Es importante
tomar en cuenta que un sistema de información puede acelerar o frenar el
crecimiento de una empresa, pues el dinamismo que le imprime a la organización
es significativo, además que su costo puede ser amortizado en varios años,
generando beneficios no solamente en cuanto a la optimización de los procesos,
sino en la automatización de los mismos, amén de poder generar eficiencias en
el uso del recurso humano disponible. De allí que es una inversión que
garantiza un importante valor en la empresa.
Tenemos sistemas de todo tipo, y en
momentos donde la información es el activo más importante de las
organizaciones, podemos ver algunos como el de Amazon que se convierte en un
espectacular sistema, que se va mejorando continuamente para generar la mejor
experiencia al cliente. La
responsabilidad en la evolución del mismo es asumido por cada uno de los
integrantes de la organización de acuerdo con su lema: “el cliente es primero”.
Es decir, quieren lograr una experiencia inmersiva, de primera calidad con el
cliente. Hoy día, no solamente existen sistemas a lo interno en las empresas,
sino es interesante ver como en algunas de las aplicaciones WEB, tenemos
disponible prácticamente toda la información que queremos del cliente, además de
que cada uno de los módulos de dichas aplicaciones son completamente
escalables, es decir que pueden funcionar más adelante cuando la empresa
necesite ampliarse hacia otras aplicaciones.
Desde mi experiencia manejando
empresas, la instalación de un sistema de información es un verdadero salto
cuántico en el funcionamiento de la misma. La automatización de las
operaciones, así como la cantidad de información disponible, son elementos que
permiten construir en algunos casos cuadros de control con índices que miden la
eficiencia de las operaciones, mejorando así la gerencia de la empresa.
Ahora bien, la instalación del sistema,
por muy adelantado que éste sea, no garantiza que los problemas se resuelvan.
Es posible que algunos de ellos se transformen, y sea necesario en estos casos,
generar cambios importantes a nivel de la comunicación de los equipos a fin de
garantizar el máximo empleo de la información disponible. Es posible que en algunos
casos, los sistemas generen cambios en las estructuras de las organizaciones,
obligándolos a modernizarse y a ajustarse a las nuevas exigencias.
En este caso, podemos recordar la
forma de comunicación que existía antes de la aparición del correo electrónico,
en donde prácticamente había alcabalas en la comunicación con los gerentes o
lideres encargados de la organización, que por cierto era completamente
piramidal. Y cómo esa situación se modificó con la aparición de la herramienta
de correo electrónico, que permite conectar prácticamente a todas las personas
a través de mensajes rápidos y sencillos.
Otro ejemplo, es la suite de aplicaciones de productividad de Microsoft,
que prácticamente ha estandarizado estos programas. Un ejemplo, aún más
reciente, resultado de la pandemia, el esquema de operación hibrido en el cual
trabajamos desde casa y usamos aplicaciones síncronas o asíncronas para
comunicarnos con nuestros pares o clientes.
Realmente hemos experimentado un verdadero cambio, completamente
revolucionario, por la forma como la tecnología ha evolucionado en estos
últimos años.
Sin dudarlo, estos cambios han
impactado tanto la organización y los procesos que ha traído como consecuencia
la reducción de tamaños, y la generación de organizaciones enfocadas al
negocio, una mayor productividad, instituciones más inteligentes, capaces de
responder y adaptarse a las necesidades del mercado de forma rápida, así como
entender rápidamente las nuevas necesidades de los consumidores, además de
conocer mejores maneras de comunicarse con él.
Para finalizar, hoy día los métodos
y procedimientos de las organizaciones están registrados, en la mayoría de los
casos, en los sistemas. Es posible que
sea necesario integrar los mismos, haciendo trabajos adicionales en hojas de
productividad, para generar los índices de control en plantillas de dashboard.
Sin embargo, la tendencia del desarrollo de software va en la dirección de
entregarnos sistemas cada vez más auto suficientes, es decir más integrados.
Finalmente, es importante, hacer de
forma regular estudios de flujo de información en el sistema de la organización,
para determinar la necesidad de crear plataformas de conexión entre los
diferentes sistemas, que nos permitan incorporar al máximo la información
disponible. No olvidemos que mientras más
información manejemos en la empresa, podremos tener mayores elementos de
control y de integración, que nos permitirán medir a través de los índices de
eficiencia, también conocidos como KPI, y alcanzar las metas establecidas
durante el proceso de planificación y presupuesto, con los ajustes resultado
del control y comparación de los resultados reales versus lo planificado.
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