LA IMPORTANCIA DE ELABORAR UN EXCELENTE PLAN DE CUENTAS.
De acuerdo con mi experiencia, uno de
los detalles más importantes en una empresa, sobre todo si esta comenzando, es
tener bien diseñado un Plan de Cuentas contable.
¿Qué es un Plan de Cuentas?
Entendemos por Plan de Cuentas la
estructura contable que se elige para la empresa. Sabemos esto se rige de acuerdo a principios
de contabilidad bien definidos, sin embargo, es posible elaborar este plan, con
la finalidad que pueda reflejar apropiadamente las necesidades de tu empresa. Aclaremos,
no es lo mismo la estructura contable de una empresa industrial, que el de una
empresa de servicios; de una empresa distribuidora, que el de una empresa mayorista,
etc. Existen para cada una de esas
empresas, particularidades muy específicas en su funcionamiento, que hacen
necesario una diferenciación, que se debe ver reflejada en la organización contable,
y por supuesto, todo de acuerdo con las necesidades expresadas por los que
dirigen la empresa.
Recordemos que la contabilidad es el
lenguaje de los negocios. Es decir, es la forma como podemos entender el
funcionamiento de la empresa. Es un lenguaje universal, que puede ser entendido
por cualquier persona que tenga un mínimo conocimiento y manejo de la materia.
La estructura contable necesita
reflejar el funcionamiento de la empresa. De allí la utilidad de la misma. La contabilidad
es una manera según la cual, podemos entender qué es lo que sucede y cómo está
funcionando el negocio. De todo esto, la importancia de tener una configuración
contable apropiada. A través de dicho
lenguaje podemos apreciar el estado financiero de la empresa, y diagnosticarla.
En mi experiencia personal, en la
primera empresa que inicié, el plan de cuentas fue elaborado por el contador
que contraté, de acuerdo con la forma como él entendía el funcionamiento de la
empresa. Yo en ese momento, estaba más preocupado por la operación de la misma,
que por entender su funcionamiento. Más adelante, conforme fui creando nuevas empresas,
entendí el valor y el significado del Plan de Cuentas adecuado, orientado de
acuerdo al enfoque de cada negocio.
Lógicamente, cuando la estructura
contable se ajusta al funcionamiento de la empresa, traduce su comportamiento,
y además, trae como consecuencia una serie de beneficios, como por ejemplo, poder
entender ¿dónde están los costos más relevantes de la operación? Diferenciar en
cada caso, tanto las estructuras de costo como los generadores de valor. Definir
y medir los índices financieros en cada caso, y diferenciar sus efectos, etc. Una de las consecuencias de entender mejor el
funcionamiento a través de la organización de las cuentas, es que nos permite
profundizar en el funcionamiento y permite entender, dónde están los posibles
puntos de mejora, para hacer énfasis en la eficiencia, el rendimiento y la
utilidad de la empresa. Si sofisticamos
mucho más, podemos entender la estructura de deuda de la empresa y averiguar
que tanto podemos comprometernos con terceros, a fin de acelerar los niveles de
crecimiento del negocio. En fin, son innumerables
los beneficios de armar el Plan de Cuentas apropiado para el negocio.
¿Qué tan difícil es diseñar un Plan de Cuentas?
Con un básico conocimiento contable, y
la ayuda de un contador certificado capaz de estructurarlo de acuerdo a las
necesidades y requerimientos particulares de la empresa, sin duda alguna tendrás
éxito. Es muy importante que antes de proceder, tengas muy claro la información
que necesitas, así como que hayas estudiado el funcionamiento de tu empresa y distingas
aquellos puntos que quieres trabajar con cuidado. No tiene por qué parecerse o ser
diferente de otra empresa en particular. Solo tiene que reflejar de forma diáfana
lo que sucede en tu operación, y por supuesto, aprovechando cada pequeño
detalle que el contador te pueda aconsejar.
Hay un viejo dicho que reza: “El
diablo está en los detalles”. Y ciertamente
son esos detalles o pequeños Tips que tenemos que ir aprendiendo, para poder
aprovechar al máximo todo lo que nos puede ofrecer este tipo de información. Con un buen plan, podemos generar presupuestos,
comparar resultados entre lo que se previó y lo que obtuvimos, y estudiar
cuales son las posibilidades del negocio, presentes y futuras. Cuando decidimos invertir nuestro patrimonio
en una aventura como lo es el emprendimiento, debemos ser capaces de medir los
beneficios, el flujo de caja, el riesgo y sobretodo determinar cuáles son las
posibilidades a futuro de la empresa.
PREGUNTAS:
1. ¿Tienes organizado un buen Plan de Cuentas?
2. ¿Te sientes satisfecho con el mismo?
3. ¿Dispones de toda la información que te hace falta para tomar decisiones?
4. ¿Puedes proyectar a futuro el comportamiento de tu empresa?
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